PYLON.core – obieg faktur kosztowych w firmie budowlanej

Program do obiegu faktur kosztowych, którego używamy we własnej firmie budowlanej.

Prowadzę firmę mostową w Stargardzie. Od kilku lat rozliczamy na tym programie własne budowy: faktury od podwykonawców i dostawców, umowy, kaucje, protokoły. Napisaliśmy go dla siebie, bo gotowe programy nie rozumiały, jak wygląda rozliczenie budowy.

Teraz przygotowujemy wersję, którą będzie mogła uruchomić u siebie inna firma budowlana. Szukamy kilku firm, które chcą wejść w to na etapie pilotażu.

Napisz w sprawie pilotażu

Co program robi u nas

Opisuję to, co działa dziś w naszej firmie, nie plany.

Faktura kosztowa wchodzi z maila, ze skanu albo z KSeF. Numer, kontrahent, kwoty i pozycje są odczytywane automatycznie; człowiek sprawdza, nie przepisuje.

Program przypisuje fakturę do umowy albo zamówienia i liczy, ile z tej umowy już zafakturowano. Jeżeli faktura przekracza wartość umowy, nie ma umowy albo kontrahent nie jest na białej liście VAT, faktura zatrzymuje się i ktoś musi to świadomie rozstrzygnąć.

Akceptacja idzie po kolei: kierownik budowy potwierdza zakres i protokół, potem zatwierdza dyrektor. Każdy krok ma datę, osobę i komentarz – po roku widać, kto co zatwierdził.

Przy fakturze od podwykonawcy program sam nalicza kaucję z umowy i prowadzi wykaz kaucji zatrzymanych z terminami zwrotu.

Księgowość dostaje fakturę dopiero po akceptacji, razem z protokołem, potrąceniem i dekretem.

Oprócz tego mamy w nim rejestr umów i zamówień, rozliczenia budów (tabele elementów rozliczeniowych, obmiar narastający, faktury sprzedażowe), weryfikację podwykonawców w KRS, CEIDG i na białej liście oraz pisma na papierze firmowym z rejestrem. To będzie udostępniane innym firmom stopniowo, moduł po module. Pierwszy: obieg faktur.

Stan prac

Nasza wersja jest spięta z naszym środowiskiem Microsoft 365 i tak nie da się jej sprzedać. Wersja dla innych firm powstaje od nowa na własnej bazie danych na serwerze w Unii Europejskiej: każda firma ma odseparowane dane, loguje się e-mailem, niczego nie instaluje. Działa w przeglądarce, na komputerze i telefonie.

Kod jest w budowie. Na dziś gotowa i przetestowana jest baza danych: każda firma ma własne, odseparowane dane, a tabele faktur przenoszą komplet tego, co działa u nas. Logowanie i ekrany są w trakcie. Nie podaję daty, bo nie chcę obiecywać czegoś, czego potem nie dotrzymam. Firmy, które zgłoszą się do pilotażu, dostaną dostęp jako pierwsze i będą miały wpływ na to, co powstaje.

Co pilotaż oznacza w praktyce: wdrażamy program osobiście, wgrywamy Wasze umowy, ustawiamy ścieżkę akceptacji pod Waszą firmę. W zamian oczekujemy, że będziecie mówić wprost, co nie działa. Warunki finansowe pilotażu ustalamy indywidualnie.

Plany rozwoju

Kolejność, w jakiej pracujemy. Bez dat. Gdy coś z tej listy zacznie działać, przenoszę to do sekcji wyżej.

Konto firmy i logowanie e-mailem
Rejestracja firmy, zaproszenia dla współpracowników, role: kierownik, księgowość, zarząd.

Obieg faktur kosztowych na nowej bazie
Wgranie PDF, odczyt danych, dopasowanie dostawcy, ścieżka akceptacji, przekazanie do księgowości, lista „do zapłaty" z terminami.

KSeF
Import faktur otrzymanych certyfikatem firmy, sam, kilka razy dziennie. Czytelny PDF z każdej faktury z KSeF.

Eksport do programu księgowego
Zaakceptowane faktury jednym plikiem do księgowości (na początek CSV i Comarch Optima).

Skrzynka faktur firmy
Własny adres e-mail, na który dostawcy wysyłają faktury; PDF trafia prosto do obiegu.

Kolejne moduły, po jednym po pierwszych klientach
Umowy i zamówienia, weryfikacja podwykonawców (KRS, CEIDG, biała lista), rozliczenia budów, pisma na papierze firmowym, rejestr kaucji.

Cennik docelowy

Ceny, do których zmierzamy po pilotażu. Podaję je teraz, żeby każdy wiedział, w co wchodzi.

Obieg faktur

490 zł netto / miesiąc

wdrożenie 2 900 zł netto jednorazowo: konfiguracja, wgranie umów, przeszkolenie
bez limitu użytkowników i faktur
KSeF w cenie

Kolejne moduły

150–300 zł netto / miesiąc za moduł

umowy i zamówienia, weryfikacja podwykonawców, rozliczenia budów, pisma
włączane pojedynczo, wyłączane w każdej chwili

Wzory umowy podwykonawczej, wezwania do zapłaty, zgłoszenia robót dodatkowych i protokołu odbioru, z których sami korzystamy, są w cenie.

Program do obiegu faktur kosztowych, którego używamy we własnej firmie budowlanej.

Co program robi u nas

Stan prac

Plany rozwoju

Cennik docelowy

Kontakt